Guide de l’administrateur

Cet article décrit quelques fonctionnalités d’administration du site, qui ne sont accessibles qu’aux utilisateurs ayant des droits d’administrateur (globaux ou partiels).

1 - Calendrier et plannings

1.1 - Évènements « classiques »

Il s’agit des évènements apparaissant dans l’agenda général du service (donc hors planning de garde).

1.1.1 - Configuration des évènements

Les caractéristiques suivantes doivent être renseignées :

• titre de l’évènement : c’est ce qui apparaît dans l’agenda. Veiller à homogénéiser au mieux le nommage, par ex. « Cours internes : [sujet] » pour les cours aux internes,
• article associé, obligatoire :
  • soit un article « vrai » avec un contenu significatif (par ex., compte-rendu de réunion),
  • soit le pseudo article « _special > agendas > événements > Évènements » pour les évènements qui n’appellent pas à être associés à un article rédigé [1],
• dates et heures de début et de fin, bien sûr,
• descriptif, éventuellement,
• lieu, à homogénéiser au mieux. Par ex., « salle de réunion, PC d’anesthésie »,
• mot clé du groupe « type_evenement », obligatoire,
• mot clé pour préciser les participants, éventuellement. Par ex. la liste des participants aux RMM.

1.1.2 - Avec les droits d’administrateur restreint

Ce statut ne permet pas d’avoir accès à la fonction d’ajout d’un évènement dans l’interface de gestion globale des évènements.

• pour modifier un évènement existant, passer par le lien « modifier » accessible en cliquant sur l’évènement dans l’agenda de l’interface publique,
• pour créer un évènement, utiliser le lien « Ajouter un évènement » au dessus de la légende de l’agenda de l’interface publique.
  Ces deux liens mènent directement à la fonctionnalité concernée dans l’interface d’administration (dite « espace privé »). Après avoir enregistré ses modification, utiliser « Voir le site public » tout en haut à droite pour revenir à l’interface publique.

Une autre façon de faire, plus compliquée, est de passer par l’espace privé pour accéder à l’article concerné (cf. image ci-dessous pour le pseudo article « Évènements »), et choisir « Créer un évènement ».

1.1.3 - Avec les droits d’administrateur « global »

On peut utiliser les mêmes techniques, ou tous gérer directement dans l’espace privé, via le menu « Édition > Évènements ».

1.2 - Planning de garde

Contrairement à la gestion des évènements du service (cf. supra), la gestion des gardes peut-être faite quotidiennement sans passer par l’espace privé.

1.2.1 - Modification d’une garde

L’accès se fait en cliquant sur « modifier » dans l’infobulle qui s’affiche quand on clique sur une garde.

La page qui s’affiche alors permet de modifier deux caractéristiques d’un créneau de garde :

• le médecin associé,
• les dates et heures de début et de fin.

Le système permet une notification automatique des modifications par envoi de courriel aux personnes intéressées, à savoir :

• le médecin à qui était attribuée la garde avant modification,
• celui à qui la modification l’attribue,
• et une liste préconfigurée de destinataires, notamment les secrétariats.

Il est ainsi possible d’exclure certains destinataires de la notification de modification. Ceci peut être utile dans le cas où la modification est mineure (par ex., correction d’une erreur d’horaire) et qu’on ne souhaite pas envoyer un message inutile et potentiellement source d’incompréhension pour un médecin qui n’a pas demandé de modification de garde.

Il suffit ensuite de cliquer sur « Enregistrer ».
Le bouton « Annuler » permet de ne pas enregistrer de modification et donc ne pas générer de notification automatique.

1.2.2 - Suppression d’une garde

Ceci se fait par la même interface que la modification, sauf qu’il faut cliquer sur le bouton « Supprimer la garde ». Une notification par courriel est aussi envoyée.

1.2.3 - Ajout d’une garde

Dans le cas le plus courant, il s’agit d’affecter un médecin à un créneau laissé vide. Il s’agit dans ce cas d’une modification de la garde, en changeant le médecin qui était auparavant « aucun ».

Pour ajouter un(des) créneau(x) qui n’existe(nt) pas dans le planning, deux cas de figure :

1.2.3.1 - Ajout ponctuel

Cas d’application :

• ajout d’une demi-garde (week-end souvent) là où il n’y avait qu’un seul créneau défini → penser alors à ajuster les horaires de l’autre créneau de garde (déjà défini),
• ajout d’une garde dans un planning à trous.

L’accès à cette fonction passe par un clic sur le « + » qui apparaît à côté de chaque site de garde dans la légende du planning.
Cliquez sur le bouton correspondant au site où vous voulez ajouter une garde. L’interface est alors très proche de celle permettant la modification.

1.2.3.2 - Ajout d’un planning complet

Pour l’instant, celà n’est réalisable que manuellement, à l’aide d’un script exécuté sur le serveur et permettant l’import d’un fichier tableur. Cette action n’est possible que par l’administrateur.

NB : Dans ce fichier, les noms des médecins doivent apparaître exactement de la même façon que dans le planning en ligne (format NOM Prénom).

1.2.4 - Que faire si un médecin n’est pas présent dans la liste proposée ?

Si un médecin est absent de la liste des gardistes potentiels, il faut alors l’ajouter dans le groupe de mots-clés « participant > médecin » ou « participant > interne » selon qu’il s’agisse d’une garde de senior ou d’interne.
Le cas typique est l’intervention d’un nouveau remplaçant.
Se référer à la section dédiée ci-dessous.

Lien direct pour ajouter un médecin senior (accessible aux administrateurs connectés) : sur cette page, cliquer sur « Créer un nouveau mot-clé ». Saisir le titre du mot-clé, c’est-à-dire le nom du médecin (bien respecter la convention de nommage « NOM Prénom » !), puis cliquer sur « enregistrer » en bas de page. Pour retourner sur la partie publique du site, cliquer sur « Voir le site public » tout en haut à droite.

1.3 - Planning de semaine

La gestion du planning de semaine des médecins anesthésistes, classiquement par tableur envoyé par courriel, est modifiée depuis novembre 2019, avec la rémunération sur le mode « temps continu ».
Sa gestion de fait via cette page.

1.3.1 - Création

Elle se fait via un tableur.
Pour une semaine donnée, il est conseillé de télécharger une trame de tableau via le formulaire « Ébauche du planning de semaine » (il faut choisir le lundi marquant le début de la semaine choisie). Cette trame est complétée automatiquement avec :

• les données du planning de garde : médecins pour chaque poste de garde avec les repos de garde correspondant (non reportés si tombent un week-end),
• la liste des « postes » qu’il faut renseigner, c’est-à-dire salle d’opération, créneaux de consultation, gardes mais aussi motifs d’absence.

1.3.2 - Diffusion et enregistrement

Cette démarche est à appliquer à chaque fois que le planning de semaine est modifié (versions itératives).

1.3.2.1 - Justifications

• vérification (sommaire) des données du planning,
• gestion de deux versions d’un même planning, l’une destinée à l’équipe médicale (complète), l’autre, restreinte, destinée aux « extérieurs » (paramédicaux, autres secrétariats...), qui ne contient pas les créneaux d’absence,
• liste des adresses courriels des destinataires pré-configurée pour chaque version,
• export d’un planning avec explicitation des noms des médecins (au lieu des initiales, qui prêtent parfois à confusion),
• résumé des modifications par rapport à la version précédente du planning (si applicable),
• envoi d’un lien invitant à télécharger le planning au format PDF, permettant une impression facilitée,
• enregistrement du planning sous forme tableur pour un calcul a posteriori des temps de travail (temps continu).

1.3.2.2 - Procédure

Il faut passer par le formulaire « Charger le planning de semaine » pour importer sur le site le fichier tableur préalablement rempli. Il est possible de choisir d’envoyer ou non des courriels de notifications.

Avant l’acceptation du fichier, le système effectue un contrôle des caractéristiques attendues :

• tous, et uniquement, les postes configurés doivent être présents : la liste complète est bien sûr la même que celle du fichier « ébauche » téléchargé via le formulaire supra,
• toutes les initiales des médecins correspondent à un nom enregistré dans le système (cf. section au dessus à ce sujet).

Si le fichier est accepté, il est enregistré sur le site comme tableur et aussi transformé en fichiers PDF (un pour chaque version, restreinte ou complète).
Un courriel de notification est envoyé aux destinataires préconfigurés, avec :

• un lien pour télécharger le fichier PDF (version adaptée au destinataire), et non une pièce jointe (permet d’alléger le poids du courriel),
• un récapitulatif des modifications par rapport à la version précédente, s’il ne s’agit pas de la première version.

1.3.2.3 - En cas d’erreur

Une solution simple est de resoumettre une version corrigée du planning.
Sinon, pour supprimer une version, passer par l’édition de l’article spécial « Gestion du service > Planning > Planning médical de semaine » dans l’espace privé et supprimer les documents joints (CSV ± PDF) correspondants (nommé avec les dates de début et de fin de semaine).

1.3.3 - Liste des plannings enregistrés

Les plannings précédemment chargés sont accessibles pour chaque semaine, en bas de page :

• format PDF, correspondant à la dernière version chargées, avec deux possibilités :
  • version restreinte destinée aux « extérieurs »,
  • version complète destinée à l’équipe médicale.
• format tableur, avec un fichier pour chaque version itérative du planning.

2 - Gestion des mots-clés

Les mots-clés sont utilisés pour organiser les informations dans le site, que ce soit pour indexer le contenu des articles que pour la configuration de différentes fonctionnalités.

2.1 - Accès

L’édition des mots-clés est réservée aux administrateurs.
L’accès se fait via l’espace privé (lien en bas de page), menu « Édition » > « Mots-clés ».

2.2 -  Organisation

Les mots-clés sont organisés en différents groupes.

2.2.1 - Mots-clés pour indexer le contenu des articles

Il s’agit du groupe de mots-clés « thème », comportant une arborescence de mots.
Notions importantes :

• les mots sont organisés en hiérarchie de profondeur indéfinie. Toute la difficulté est de maintenir une organisation assez stable dans le temps et suffisamment simple,
• afin d’éviter une inflation du nombre de mots, des synonymes peuvent être mentionnés pour chacun, avec la syntaxe précise suivante placée dans leur descriptif : liste de mots séparés par une barre verticale (« | », touches AltGr + 6) et précédée de la mention « #SYNONYMES : ».

2.2.2 - Mots-clés destinés à la gestion du site

Il s’agit des autres groupes de mots.

Parmi eux :

• « participant » : il s’agit des personnes participants aux évènements (tels les réunions, cours, ...) mais aussi, pour les sous-groupes « médecin » et « interne », les médecins de garde. L’intitulé de ces mots-clés doit être exactement le même que le nom des utilisateurs correspondant, selon la syntaxe précise suivante : « NOM Prénom ».
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